Per offrire il servizio migliore ai propri clienti è essenziale analizzare e ottimizzare le diverse voci di costo che intervengono nel nostro business. Ecco perché, in DPV, intendiamo la riduzione dei costi come elemento irrinunciabile dei nostri piani di azione. Approfondiamo insieme questa tematica e scopriamo tutti i vantaggi derivanti da una corretta applicazione della leva dei costi.
Una delle affermazioni che amo di più è “Non c’è un posto dove risparmiare un milione di euro ma un milione di posti dove poter risparmiare un euro”. L’esperienza mi porta a dire che troppo spesso le Piccole e Medie Imprese investono grandi risorse e denaro nel cercare di aumentare il fatturato e il margine dell’azienda. L’unica preoccupazione, o quasi, è costituita dall’aspetto commerciale: l’acquisizione di nuovi clienti, la fornitura di nuovi prodotti o servizi.
Questi sono tutti aspetti importanti e centrali: gli investimenti economici servono a far crescere e prosperare. Ma quanto costa tutto questo? Troppo spesso infatti nella frenesia di cercare altra paglia da portare velocemente nel fienile, ci dimentichiamo che potremmo agire su un’altra leva: quella dei costi!
Analizzando attentamente il contesto in cui ci muoviamo scopriamo che esiste una strategia alternativa per aumentare il margine dell’azienda. Una modalità che ci permette di risparmiare senza diventare avari ma semplicemente parsimoniosi. Nel farlo ci accorgiamo una volta di più che “un soldo risparmiato è davvero un soldo guadagnato”.
Queste attività di saving non influenzeranno le commesse e le prestazioni offerte al cliente finale. La riduzione dei costi garantirà, al contrario, performance di qualità e servizi ottimizzati grazie a un accurato controllo di ogni singolo processo. Ottimizzando i costi infrastrutturali avremo, inoltre, maggiori risorse da dedicare ai progetti e al raggiungimento degli obiettivi concordati con i brand.
Un’azienda di servizi, come la nostra, presenta una lunga lista di voci interne di costo. Qualche esempio? Basta guardare a una giornata tipo in un ufficio. Entriamo e passiamo il cartellino per recarci alla nostra postazione di lavoro. Ci avete fatto caso? Abbiamo già incontrato una serie di costi… e i ricavi sono ancora lontani. Verifichiamo meglio la situazione ed ecco un elenco dei primi elementi di cui tenere conto:
- macchina per la timbratura e relativo software,
- costo degli uffici, degli arredi, degli accessori e della cancelleria,
- energia per alimentare i vari dispositivi elettronici,
- telefonia, connettività dati, server, software e hardware di ogni tipo,
- manutenzione e assistenza tecnica,
- sistemi di allarme e assicurazioni,
- pulizie e costi del personale
Vi sembrano troppi? Non sono che alcuni e chissà quanti ne abbiamo dimenticati. Ora che abbiamo individuato qual è l’entità della dimensione su cui agire è essenziale capire come farlo al meglio. Il trucco per agire sulla leva dei costi è dato infatti dal conoscere bene quali sono le voci che la compongono. Nelle aziende questi elementi sono anche chiamati servizi “no core business” ma spesso ci si dimentica che è proprio dall’attenta gestione di questi costi che deriva il miglioramento del margine economico.
Ordiniamo quindi meglio i costi, elencati sopra, in uno schema che chiarisca le idee. A questo punto immaginiamo di avere un bravo addetto al controllo di gestione che chieda a ogni reparto, e all’ufficio acquisti in particolare, uno sforzo per ottimizzare e migliorare i costi dei vari servizi. Arriveremmo in breve a due situazioni molto simili a quelle presentate nella tabella qui sotto.
L’immagine evidenzia delle belle sorprese. Come si può osservare, i due esempi citati ipotizzano un’azienda che:
- nel caso A, ha costi per 1660 e ricavi per 1660: la situazione è preoccupante, margine 0
- nel caso B, ha applicato correttamente la leva dei costi e ne ha derivato un margine di ben 65
La condizione B, qui riportata, è molto vicina alle percentuali di saving che si possono realmente ottenere per le voci elencate. Questo fatto evidenzia quanto sia importante che ogni singolo collaboratore si impegni a portare a casa qualche punto percentuale di saving. Quello che sembra un piccolo sforzo quasi impercettibile, sommato a tutti i vari elementi controllati, crea un ampio margine di risparmio e di conseguente ricavo. Queste considerazioni rafforzano la nostra tesi di partenza: conoscere e gestire i costi può fare davvero la differenza.
Noi in DPV, cerchiamo di svolgere quotidianamente queste analisi così da utilizzare al meglio la leva dei costi. Nel nostro caso abbiamo nel tempo lavorato su più fronti:
- Ottimizzazione dei processi e delle procedure interne
- miglioramento dei flussi
- automazione dei processi
- nuove tecnologie hardware e software
- Studio e definizione di policy aziendali (corretto uso delle dotazioni e massimali di spesa)
- Accurata gestione del parco auto aziendale che comprende 400 mezzi
- carburante
- noleggi
- pedaggi
- percorrenze
- Gestione di circa viaggi e delle trasferte (gestiamo circa 6000 transazioni l’anno)
- pernottamento
- eventi (sale convegni e catering)
- mezzi di trasporto (arerei – treni – navi)
Attraverso queste azioni, appositamente studiate e analizzate di volta in volta, siamo così in grado di garantire il miglior servizio ottimizzato sotto numerosi punti di vista. Per questo siamo consapevoli di quanto possa essere importante una corretta valutazione e gestione dei costi.
